Sba.edu.vn
Phần mềm quản lý spa chuyên nghiệp cần đảm bảo quản lý dữ liệu khách hàng, quản lý nhân viên, quản lý dịch vụ, lịch hẹn khách hàng một cách thông minh nhất. Nếu muốn tăng năng suất của spa hãy cùng SBA Academy đi tìm hiểu nhé!
1. Sự khác biệt so với phương pháp quản lý truyền thống
Trong kinh doanh Spa, bạn phải kiểm soát hầu hết các đầu việc trong một ngày như bán hàng, doanh thu – chi phí, nhân viên, khách hàng,… Trước đây, những việc như vậy bạn đều quản lý bằng sổ sách. Khi quản lý bằng sổ sách, excel các chủ spa thường gặp tình trạng:
- Danh mục hàng hóa, dịch vụ có đặc thù phức tạp, khó quản lý, không quản lý được hàng lô date, không quản lý được loại hình dịch vụ.
- Thông tin khách hàng ghi chép thiếu khoa học, khó nắm bắt, không biết cách chăm sóc lại khách hàng cũ
- Lập hóa đơn chậm nhưng lại dễ sai sót.
- Nhân viên có thể gian dối khi thu tiền khách hàng mà bạn khó phát hiện ra được
- Tốn thời gian để tính toán doanh thu, chi phí, lợi nhuận, công nợ của nhà cung cấp,…
- Thiếu sự chuyên nghiệp
Khác biệt hoàn toàn với phương pháp quản lý truyền thông, phần mềm quản lý spa chuyên nghiệp đem tới sự xử lý thông minh, giúp các chủ spa giải quyết tới hơn 90% những khó khăn trong spa. Với những tính năng hiện đại, phần mềm giúp chủ kinh doanh spa dễ dàng thanh toán, in hóa đơn, quản lý bán hàng khoa học, hạn chế tối đa thất thoát, tiết kiệm thời gian,…
2. Những tính năng cần có của phần mềm quản lý spa
2.1. Tiếp thị tự động
- Quản lý chiến dịch: Ví dụ: Bạn đang chạy quảng cáo cho chiến dịch triệt lông cho spa thì phần mềm quản lý sẽ giúp bạn theo dõi được ngân sách chạy, ghi nhận lại được lịch sử chăm sóc khách hàng,…
- Quản lý hiệu quả chiến dịch
- Quản lý khách hàng mục tiêu
- SMS Marketing: Đây có thể nói là tính năng nâng cao để tiếp cận và chăm sóc khách hàng. Nhưng không phải toàn bộ phần mềm quản lý spa nào trên thị trường cũng có tính năng này. Bạn nên chọn những phần mềm nào có tính năng này vì nó rất hữu ích trong việc chăm sóc khách hàng của spa.
- Zalo Marketing: Đây là tính năng OA của Zalo giúp các chủ spa tự động gửi thông tin về thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ spa tới nhiều khách hàng mục tiêu cùng lúc.
2.2. Bán hàng tự động
- Quản lý Đầu mối (Khách hàng tiềm năng)
- Quản lý Cơ hội bán hàng: Giúp bạn phân luồng khách hàng tiềm năng ưu tiên để có kế hoạch chăm sóc kịp thời.
- Phân bổ Lead tự động: Giúp các chủ spa công bằng với các nhân viên. Đồng thời, bạn sẽ nắm bắt và đo lường được mức độ hoàn thành công việc của từng nhân viên để tối ưu.
- Quản lý Đơn hàng: Giúp bạn quản lý đơn hàng dễ dàng hơn, tránh tình trạng bỏ sót đơn hay thiếu đơn.
- Quản lý Hợp đồng
- Quản lý KPI
2.3. Mua hàng
Việc sử dụng phần mềm quản lý spa trong kinh doanh sẽ giúp bạn tiết kiệm được chi phí nguồn lực. Bởi những tính năng như quản lý kho, quản lý đơn mua hàng đã được thiết kế trong phần mềm thì một trong hai vị trí này sẽ không cần hoặc sẽ được kiêm nhiệm.
- Quản lý sản phẩm/ dịch vụ
- Quản lý nhà cung cấp
- Quản lý đơn mua hàng: phân quyền nhân viên vào phần mềm. Từ đó có thể lưu lại toàn bộ lịch sử tạo đơn hàng của mỗi nhân viên.
- Quản lý bảng giá
- Quản lý Kho: giúp quản lý số lượng tồn và giá trị tồn thuộc nhóm hàng nào, hay dịch vụ chăm sóc nào để có kế hoạch giải quyết lượng hàng tồn bằng các chương trình bán hàng sao cho phù hợp.
2.4. Thu chi – công nợ
- Phiếu thu
- Phiếu chi
- Tài khoản
- Chuyển khoản
- Hoá đơn bán hàng
2.5. Chăm sóc khách hàng
- Quản lý vụ việc: Giúp các chủ spa tạo ra quy trình xử lý, chăm sóc để dù là nhân viên mới cũng có thể dễ dàng thực hiện theo.
- Cổng thông tin khách hàng: chứa data của khách hàng.
- Tích luỹ điểm và phân loại khách hàng
- Chính sách thẻ thành viên: hạng vàng, hạng kim cương,…
2.6. Phân luồng công việc (workflow)
Phân luồng công việc giúp chủ spa thực hiện hiệu quả thành công một mục đích cụ thể. Khi mỗi giai đoạn trong công việc hoàn thành sẽ kích thích giai đoạn mới trong tiến trình tiếp tục. Nhờ đó mà công việc luôn được thực hiện liên tục đến khi hoàn thành.
Phân luồng công việc (workflow) gồm:
- Email cảnh báo theo quy trình
- Tạo tác vụ tự động theo quy trình
2.7. Tích hợp đa kênh
- Tích hợp Website / Landing page
- Tích hợp SMS Brandname: tin nhắn thương hiệu. Ví dụ: Tin nhắn từ Điện máy xanh khảo sát dịch vụ chăm sóc khách hàng.
- Tích hợp Tổng đài IP: Thông thường một số điện thoại chỉ sử dụng được trên một máy điện thoại. Nhưng khi sử dụng tổng đài IP, nhiều nhân viên có thể telesale cùng lúc, giúp nâng cao doanh thu cho spa.
- Tích hợp với Google (Calendar, Contact)
- Tích hợp Zalo (Official Account)
- Chatbot
- Tích hợp Phần mềm kế toán / ERP
- Tích hợp với phần mềm, hệ thống khác (Qua API)
2.8. Báo cáo
Phần mềm quản lý spa thường thiết kế hệ thống báo cáo giúp người quản lý có cái nhìn trực quan và dễ hiểu nhất. Các báo cáo đều được tự động thực hiện và truy xuất nhanh chóng cho người dùng
Tính năng báo cáo của phần mềm quản lý spa có thể:
- Lập lịch báo cáo
- Báo cáo phân tích khách hàng tiềm năng
- Báo cáo phân tích hiệu quả chiến dịch
- Báo cáo phân tích nguồn khách hàng
- Báo cáo phân tích phễu bán hàng
- Báo cáo phân tích vụ việc
- Báo cáo tổng hợp hoạt động người dùng
- Báo cáo công nợ
- Báo cáo doanh thu
- Báo cáo chi phí
- Báo cáo tổng đài (Telesale)
3. Những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý spa
3.1. Chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian
Khách hàng là yếu tố quan trọng nhất để spa của bạn duy trì và phát triển. Ngoài việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ chất lượng thì việc chăm sóc khách phải đặt lên hàng đầu. Việc sử dụng phần mềm quản lý spa sẽ giúp bạn làm điều đó dễ dàng hơn.
Phần mềm quản lý spa giúp bạn: lưu trữ thông tin khách hàng, quản lý lịch hẹn, chúc mừng sinh nhật khách hàng, gửi những chương trình khuyến mãi tri ân khách hàng tự động…qua đó tạo cho khách hàng cảm giác được quan tâm, được trải nghiệm dịch vụ tuyệt vời tại spa.
3.2. Quản lý lịch hẹn nhanh chóng
Phần mềm giúp lưu trữ thông tin khách hàng, tất cả thông tin về thời gian, lưu ý cuộc hẹn khách hàng đều được lưu trữ chính xác trên phần mềm. Có thể nói đây là tính năng nổi bật của phần mềm, vừa tiết kiệm thời gian vừa giúp lễ tân tạo lịch hẹn một cách nhanh chóng.
3.3. Quản lý công việc chính xác
Phần mềm quản lý spa này giúp chủ spa có thể dễ dàng quản lý được công việc của từng nhân viên.
Ví dụ: có thể quản lý được lịch sử một nhân viên đã làm dịch vụ điều trị cho khách hàng. Nếu như nhân viên đó bị khách hàng phản hồi lại là làm dịch vụ không tốt thì khi tra cứu lịch sử thực hiện dịch vụ của khách hàng ta có thể biết nhân viên nào thực hiện và vào thời gian nào để có phương án điều chỉnh.
Ngoài ra, việc phân chia rõ ràng công việc sẽ tránh được tình trạng chồng chéo giữa các nhân viên. Nó hạn chế được tình trạng một kỹ thuật viên đang thực hiện dịch vụ cho khách, nhưng lễ tân lại xếp lịch cho một khách hàng khác tới làm dịch vụ cùng một khung giờ.
3.4. Quản lý hoa hồng nhân viên
Phần mềm quản lý spa sẽ tự động tính hoa hồng trị liệu cho mỗi nhân viên thực hiện dịch vụ cho khách hàng. Bạn không cần phải cuối tháng tổng hợp lại xem nhân viên đó đã làm tổng bao nhiêu dịch vụ và trích phần trăm ra. Ở đây phần mềm sẽ tự cấu hình trích phần trăm cho nhân viên theo chế độ của spa cài đặt trước như 5% hay 10%…
3.5. Không cần đầu tư nhiều thiết bị
Nhiều chủ spa lo ngại việc áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý spa sẽ cần phải đầu tư cơ sở hạ tầng để điều hành. Nhưng bạn hãy yên tâm, chỉ với thiết bị cá nhân như máy tính, chiếc điện thoại thông minh đã có thể kiểm soát được các hoạt động của spa. Do đó bạn chỉ mất mỗi chi phí mua phần mềm.
4. Vậy sử dụng phần mềm quản lý spa sẽ có những hạn chế gì?
Dưới đây SBA Academy sẽ đưa ra những hạn chế của việc dùng phần mềm quản lý spa để các bạn có sự so sánh giữa lợi ích và hạn chế nhé!
Thứ nhất: Khi dùng phần mềm quản lý spa chắc chắn chi phí quản lý của bạn sẽ tăng lên. Tuy nhiên việc sử dụng phần mềm quản lý spa sẽ lợi hơn rất nhiều so với hạn chế nhỏ này. Khi mà chi phí mua phần mềm trung bình mỗi tháng cũng chỉ một vài trăm nghìn. Như vậy tính ra từng ấy tiền mà có thể giúp tiết kiệm thời gian cũng như quản lý spa hiệu quả và đơn giản hơn rất nhiều.
Thứ hai: Không phải người quản lý nào cũng am hiểu phần mềm, công nghệ nên việc làm quen và sử dụng phần mềm sẽ khó khăn hơn. Nhưng có nhiều phần mềm quản lý spa trên thị trường được thiết kế giao diện đơn giản và dễ sử dụng.
Thứ ba: Bị rò rỉ thông tin khách hàng, đây là yếu tố đáng lo ngại của nhiều chủ spa. Vậy nên khi chọn mua phần mềm quản lý spa các bạn nên chọn một đơn vị cung cấp phần mềm uy tín.
Trên đây là những góc nhìn về việc sử dụng phần mềm quản lý spa của SBA Academy. Tuy nhiên, tùy thuộc vào mô hình spa có quy mô lớn hay nhỏ mà các chủ spa có quyết định nên mua và sử dụng phần mềm quản lý spa không. Ngoài ra, nếu các bạn đang băn khoăn chưa biết nên chọn mua phần mềm quản lý spa nào cho phù hợp, liên hệ với SBA Academy để được tư vấn.
———————-
Mọi thắc mắc, vui lòng liên hệ:
- Địa chỉ: 282 Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân Trung, Thanh Xuân, Hà Nội
- Hotline: 0869 363 383
- Fanpage: facebook.com/hocvienkinhdoanhspasba
- Trang web: sba.edu.vn
